【フリーランス】スケジュール管理とタスク管理のやり方まとめ。

フリーランス
記事の中にPRを含む場合がありますが、らっこが自分で買ったもの、良いと思ったものを紹介しています。

こんにちは。フリーランス2年目のらっこです。

先日メンバーシップ内でこんなご質問をいただきました。

複数の取引先との仕事、どうやって管理してますか?

たしかに。仕事の管理のしかたは、フリーランスになる前の気になりポイントだったな。

ということで、私なりのスケジュール管理、タスク管理方法をまとめてみました!

ひとつの例として、よろしければどうぞ~

スケジュール管理

管理ツールはGoogleカレンダー

スケジュール管理には、Googleカレンダーを使っています。

取引先カレンダーと個人Googleカレンダーを合体させ、予定をまとめて表示しています(画像はダミー)

という感じで、色を分けて管理しています。

Googleカレンダーの左下「他のカレンダー」というところの「+」ボタンを押すと他のGmailのカレンダーが追加できます!

↑赤い矢印のところ。

よく一緒にミーティング(以下MTG)に参加する人とはカレンダーを連携させています。

「え。。自分の予定を人に見られるの嫌だな・・」って人、大丈夫です。

Googleカレンダーの設定で「誰にどこまで見せるか」を管理できます。

「予定あり」だけを表示させるか「予定の内容まで表示させるか」を選べます。(以下はダミーの管理画面です)

★チームメンバーには「予定あり」とだけ表示させる(赤線部分)

★自分の別Gmailとは「すべての予定を表示」させて連携させる(青線部分)

といった設定ができるので、用途に合わせて使い分けるとよいと思います。

フリーランスになりたてのときは、こういう細かい設定がわからなくて。ググりながら設定するのに地味に時間がかかりました。

ブログに書いてみたので、私の屍を乗り越えていってくれ・・!

平日のスケジュールと稼働時間

私の仕事時間は、平日の9時~17時です。

ざっくりのタイムスケジュールはこんな感じ。

8時   登園&登校後、家事時間

9時   始業

17時  終業

17時半 娘のお迎え(保育園)

18時  息子のお迎え(学童)

18時半 帰宅

朝9時に始業して、17時まで仕事してます。

私はフル在宅のフリーランスなので、出社時間はありません。

そこから保育園→学童の順番でお迎えに行きます。

保育園までは徒歩1分。学童までは徒歩20分です。

学童なしのひとり帰りの日は、保育園のお迎えギリギリの18時までやるときもあります。

「9時から17時まで働いている」と書くと、稼働時間が7時間に見えますよね。

でも実際にはそこまで働いていません。

フリーランスの私にとっての稼働時間=お金が発生する時間ですが、7時間すべてお金が発生することをしている日なんてのはまずないです。

スケジュール調整とか、お金の発生しないチャットでのやりとり時間って意外と多いんですよ。

ちょっと考えごとしてると、すぐ15分30分経っちゃうし。

ほかにもお昼時間、帰ってきた子ども(小学生)の対応時間などを含めると、だいたい稼働は平均5時間くらいじゃないかな。

会社員でいう体感8時間=フリーランスでいう稼働5〜6時間かなあと思ってます。

フリーランスで稼働8時間は結構きついです。会社員感覚でいう12時間くらい働いている疲労感。

私がもし毎日8時間稼働していたら確実に1週間で倒れます。それくらいフリーランスでの「稼働」は疲れます。

この「フリーランスならではの疲れ」に関しては後述しますね。

繁忙期などで日中に仕事が終わらなかった場合は夜に再開したり、朝早く起きてやったりします。土日にやることもあります。

ただ土日は息子のスポーツがあって稼働するのは超しんどい。極力やりません。

時給についての考え方※超大事※ここだけでも読んで!

これからフリーランスを目指される方は、この記事の他のどこを忘れたとしてもここだけは覚えていてほしい。マジで大事。

フリーランスの稼働のしかたには種類があります。

ざっくり分けると納品型時給稼働型があります(他にもあるかもだけど割愛)

納品型でイメージしやすいのはライターさんとかデザイナーさんですかね。

明確なアウトプットを納品することに対しての価格設定です。

専門職的なお仕事は「納品型」が多そうなイメージです。

私は非専門職型の「何でも屋フリーランス」なのもあり、時間稼働での契約が多め。

「1時間働いたらいくら」の価格設定です。

はい、ここからが大事です。

1日の平均稼働時間が5時間としますね。

この5時間に時給を掛けると、1日の売上が出ます。

時給2,000円なら10,000円。時給3,000円なら15,000円です。

一日5時間、週5日、月に20日稼働するとして単純計算すると、時給2,000円なら20万円、時給3,000円なら30万円です。

でもね。ここで単純計算していくと危険です。

まず、仕事が20日分ちゃんと安定してあるかなんてわかりません。

駆け出しフリーランスが仕事が安定してあり続ける状態のほうがレアでしょう。

(独立すると同時にたくさんのお客さんを持っているような人は別ですよ)

さらに、小さい子どものいる家庭で20日まるまる稼働できることは少ないです。

熱が出たやら、病院への付き添いやら、PTAやら小学校の面談やら。何かしら平日の昼間に予定が入ります。

なので「実稼働ベースで売上金額を計算する必要しておかないと詰むよ!」ということは声を大にして言いたいです。

この意識の差は最初のトラップなんじゃないかと思うので、ぜひ頭の片隅にでも置いておいてくださいませ。

会社員とかパート・アルバイト気分で時給を考えたらダメ、絶対。

ちなみに「高めな時給を設定した場合に仕事があるか」どうかという別の大きな問題もありますが、それはまた別の機会に。

さらにいうと、フリーランスの売上には会社員でいうところの社会保障は含まれていないので…

ふつーーーーに考えると、ごく一部のズバ抜けたフリーランス以外は、割りはよくない働き方なんだと思います。

会社員でい続けられるなら、会社員でいた方が楽です。

でも私は社会不適合者なので、会社員でいるのが無理だったからフリーランスになりました。

後悔は一切していませんが、しんどいはしんどいです。会社員の方が楽だったなーとは毎週のように思っています。

でも、どれだけしんどくても、フリーランスの今の方が楽しいです。そんな感じです。

いきなり話が売上とか時給とかの話の方に行っちゃいましたが、ぜひ伝えておきたいと思ったのでじっくり書かせてもらいました。

話をスケジュール管理に戻します。

スケジュール管理で注意していること

MTGはできるだけ10時以降スタートにするようにしています。

MTGの終わりは16時まで。伸びても17時まで(それ以降は基本的にブロックしています)

まあ、色んな理由で9時からMTGを始めないといけないこともあるんだけども。。

リアルすぎる話をすると、9時からMTGの日ってお通じが出ないんですよ・・

だから9時からMTGっていう日が続くと体調が悪くなっていきます。

MTG準備をする時間が必要なのもあり、MTGはできるだけ10時からにしています。

フリーランスになってすぐは「月・水・金」がA社、みたいな感じで曜日固定にしていましたが、

今はもう会社ごとに曜日を固定していません。なので毎日まいにちA社、B社、C社の仕事を同時進行でやっているイメージです。

複数の会社の仕事を同時進行でやるの、頭の切り替えが地味に大変です。

私がフリーランスとして一日8時間の稼働ができないのは、このあたりが大きく関係してます。

頭の切り替えにかなりエネルギーを使うんです。。

いろいろ試して失敗もして、今はできるだけ違う会社のMTGを連続では入れないようにしています。

最低30分はあけたい。できれば1時間。

頭の状態のことを考えると、A社のMTGが終わった後にそのままA社の仕事に取り掛かれる方が負荷が少ないし圧倒的にスムーズです。

なので、できるだけMTGの後に続けて同じ案件の仕事をするようにしています。(まあ、実際そんなうまくいかないんだけど。。)

メールは朝と昼、夕方など気がついたときに見る

今の仕事はメールを使って仕事をする頻度が少なめなので、メールは常時チェックはしていません。

朝の始業前と昼、夕方など気がついたときに見ます。

基本的には全てのメールをスマホからも見られるように設定しています。

ただ対応が絶対にPCからになると決まっている場合は別です。

スマホで見てもあまり意味がないので(むしろ忘れてしまう可能性があって危険!)スマホからはメールを見ないことにしてる会社さんもあります。

チャットを見るタイミングは、自分で決めるスタイル

チャットの通知は全てオフにしています。

zoomなどで画面を投影しているときに他社さんの通知が見えないようにするためです。

なので私宛にメンションされているチャットが来ているときも、slackやチャットワークのアイコン上にポコンと新規メッセージのマークがつくだけです。

このあたりは賛否あるかもしれません。人によっては「即レスが大事でしょ」って人もいると思う。

ただ私は頭の切り替えに時間がかかるタイプなので、集中作業しているときはそのままやりきってしまったほうが効率がいいんです。

自分の中でキリのいいところまで終わるまでは、新しくメッセージは見ないようにしています。

とはいえ、MTGや外出以外で1時間も見ないなんてことはないかな。なんだかんだ日中はいつもチャットを気にはしています。

チャットの返信スピード

チャットは見たら基本的にすぐ返事します。スタンプで済む内容ならスタンプを即押します。

返事の内容をじっくり考える必要がある、今は忙しいなどですぐに返事できないときは「のちほど」スタンプを押します。

内容を手帳にメモしておき、ひと段落してから対応します。

ちなみに私はLINEもXもすべてスマホに通知が来ないように設定してあります。

「自分が見られるタイミングで見る」を徹底しています。

たぶん自分のペースを乱されるのが嫌いなんだと思います。だから電話は嫌い。

会社員時代、すぐ電話かけてくる人とか本当嫌だったなあ。今はもうほとんどないけど。

電話が来るのは保育園と小学校くらいかな。どちらも来るとドキッとするやつ。

通知がくる設定にしてあるのは子どものGPSくらいです。

子どもがひとり帰りのときやひとりで習い事にいくときにはGPSをちょいちょい見てます。

いったんスケジュール管理については以上です。

思いつくままに書きましたが、どなたかの参考になっていれば嬉しいです。

ここから先はタスク管理について書いていきます。

タスク管理

私は仕事のタスクは手帳に書いて管理するアナログ派です。

社会に出てからずっと手帳に書き込んで管理しています。

タスク管理に使っているもの

  • 手帳:タスク管理と振り返り、内省
  • 無印のA6方眼ノート:メモ用
  • ラインマーカー(マイルドライナー)
  • 多色ボールペン(ジェットストリーム0.38のもの)

手帳でのTo Do管理のしかた

ここ10年ほどはマークスさんのEDiT(1日1ページ手帳)を使っています。

毎朝の始業前にその日のページを開き、To Doを書き込みます。

このとき書くTo Doは、びっくりするくらいにいろんな案件がごちゃまぜです。

こんな感じです。仕事もプライベートも全部ミックス。

なんでミックスさせて書くかというと、プライベートも大切にしたいからです。

私はフリーランスになってからもしばらく会社員時代の感覚から抜け出せなくて、日中にプライベートなことをすることに罪悪感がありました。

でも仕事もプライベートも私にとっては大切なことです。

プライベートを大切にすることについてもっと堂々としていたい。

そう思ってスケジュールにもプライベートのことを入れるようになってから、少しずつ気持ちが慣れていきました。

謎の罪悪感が薄れてきたのはフリーランスになって10か月くらいのときかなあ。それくらい会社員時代の感覚は根強かったです。

ちなみに、ここではわかりやすくA社、B社と書いていますが、実際には社名を書かないこともあります。

いまのところは各社それぞれ違うことをやっているので、見ればすぐわかるというのが大きいかも。

もし似たような仕事を複数の会社でやっていたらもう少しわかりやすく管理が必要かもしれない。そういう感じになってきたらまた考えます。

もちろん、予めその日にやると決まっているタスクは何日も前から書き込んであることもあります。

やることを書き込んだら、マーカーでその日の稼働時間を塗ります。

深い意味はありません。私は稼働時間をマーカーで可視化する方が気合いが入るだけです。

MTGの予定が入っている場合は書き込みます。

空いている時間に、その日のTo Doをやるイメージをしていきます。

朝やるものはAM、午後でいいものはPMと書きます。

今日できたらいいけど最悪明日でもいいものはとりあえず書いておく(そしてだいたい翌日に回される)

あとは業務が終わったら線を引いて消していくのみです。超アナログ

とりあえずタスク管理のやり方は以上!です。

仕事の中身が変わったこと、プライベートなことを書き込むようになったこと以外は、会社員時代とそこまで変わらないです。

で、私にとってタスク管理以上に大切なのが自分の心身の状態のコントロール

アウトプットの質をあげるために、毎日の気づきを忘れないように言語化しています。

手帳を使って振り返りと内省をしているので、あわせてご紹介しますね。(ご興味なければスキップくださいませ)

いろいろ書き込んだ後のイメージはこんな感じ。

手帳を使った振り返りと内省を大切にしてる理由

日々の振り返りと内省を始めたのはフリーランスになってからめちゃくちゃ体調を崩しやすくなったのがきっかけでした。

このあたりのnoteにそのときの苦悩が書いてあります。笑

フリーランスになってからの断続的な体調不良と向き合わんといかん|らっこ@フリーランス

そのとき思っていることを書き出すと、心のデトックスにもなるし自分の体調に向き合えるので、すこーしだけ体調不良になりにくくなります。

あと、私は振り返りを何も書かないでいると「今週の私は何をやっていたんだろう…」って不安になりやすいのもあって。

手帳に「この日はこれをやってこう思った」という記録が残っているだけで、ちゃんと生きてた、ちゃんと頑張ってたって実感できるというか。

だからタスク管理だけじゃなく、振り返りと内省も書くようにしています。さすがに毎日は無理なんだけど、できるときには書くスタイル。

ちなみに繁忙期は内省する時間が取れないので、ほぼ確実に体調を崩します。笑

ということで、できるだけ内省の時間は取るようにしています。

今回は細かく書きませんが、心がモヤモヤしているときにはマインドマップを作るのも私には効果があります。

ご興味あればまた今度書きますね。

手帳を使った振り返りと内省のしかた

ここでは手帳を使った振り返りと内省のしかたを簡単にご紹介しますね。

その日よかったこと(自分を褒めてあげたいこと)を書き込みます。

なんかダメダメすぎて、よかったことが見つからない日もあります。

そんなときは自分のことじゃないことでもいいので、嬉しかったことを書きます。

たとえば「天気がよくて気持ちよかった」とか「子どもが可愛かった」とか。

「スーパーでお肉がセールになっててお得に買い物できた」とかでもいいかも。なんでもいいです。

ちゃんと生きてた、嬉しいときもあった、と、自分の1日をいい感じに認識できることが大事という感じ。

反省や体調面の振り返りも書きます。「肩こりがひどい」「MTG準備が足りなかった」とかね。

私はなんとなく、よかったことは青、反省は赤、体調に関する注意点は緑で書いています。

選びに深い意味はありません。ジェットストリームの4色ペンを使い分けていたら、こんな感じに落ち着きました。笑

ちなみにボールペンは細めが好きなので、基本0.38を使います(どうでもいい。笑)

1年ずっと手帳を使っていると、ふっくらしてきます。左が今年の、右が来年のもの。

この「使った感」がいいです。手帳はずっと保管しています。

以上が手帳の使い方についてでした!

続いては(まだあるんかい)ノートについて。

ノートの取り方

ノートはMTG中のメモをとるときに使っていす。

すべての案件のメモを同じノートに書いています。

なので「A社の隣のページにB社のメモも書いてある」ようなごちゃごちゃ状態のノートです。

でも日付と会議名を書いているので意外と振り返りしやすいんですよね。

やっぱりノートはパラパラめくれるから見やすい。

データで保存するのが苦手です。どうしても保管場所が分かれちゃうし、チャットも分かれているので探すのがめんどくさかったりするんですよね。

チャットで議事録を送るにしても、A社はチャットワークメインでだけど、B社はSlackだとか。

同じSlackでも切り替えが必要。違う会社だから仕方ないんだけど、めんどくさいんだよね。

保存場所もGoogleドライブを使う場合もあり、Notionを使う場合もあり、とにかく色々な条件の違いがあるから、どこに書いたっけ?ってなる。

なので、私は断然ノートにメモする方がやりやすいです。

議事録をとるときはパソコンにメモする

MTGの種類によってはノートに書かないときもあります。

たとえば議事録を取る役割のとき。MTGに参加しながらパソコンでメモをとっていきます。

議事録に時間をかけたくないので、MTGが終わったとほぼ同時に送れるくらいのスピードで書いています。

でも、議事録が要らないときはだいたい手書き。

セミナーなども基本的には手書きメモ派です。手書きの方が頭に入ってくる感じがあります。

帳はTo Do管理、ノートはメモ用として明確に役割を変えています。

ノートに書いたTo Doは手帳に書き写すイメージです。

タスク管理については以上です。

あくまで「私はこうやっていますよ」の例なのですが、どなたかの参考になれば嬉しいです。

今日も一日お疲れさまでした。

私が使っているマークスのEDiTはこれです。B6変形サイズのスープル。

マークス 1日1ページ手帳 EDiT B6変形 スープル

ノートは無印の普通のA6サイズのノートに、ノートカバーを使っています。

ノートカバーはOURHOMEのもの。色はキャメルです。少し前のクリスマスプレゼントに買ったやつで、お気に入りです~

やっぱノートだけを使うよりも愛着が湧くというか。いいです。ノートカバー。

以上、お読みくださってありがとうございました!

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